Принципы упрощений

Цель изменений: сократить срок согласования договоров

Посмотрели на процесс, увидели большое количество согласующих для малоценных договоров и договоров по шаблонам

Задались вопросом «что будет, если исключить юриста и бухгалтера из согласования?», поняли, что ничего критичного не случится, если держать такие договоры на пост-контроле

Какой результат получили:

2

Отказались от согласования таких договоров

3

Сократили срок согласования таких договоров в 2 раза, сэкономили примерно 500 чел/ч в год

Цель изменений: необходимо внедрить финансовое управление портфелем продуктовых инициатив

Не стали дублировать функциональность, а интегрировали финансовые данные в существующую систему управления портфелем инициатив в P&T (3Sigma)

Все данные в одной системе, нет необходимости их синхронизировать между системами

Цель изменений: упростить процесс принятия решений по инвестиционным проектам компании

Создали регламент работы с инвестиционными проектами

Упростили в целом процесс принятия стратегически важных для компании решений, хотя у отдельных сотрудников финансов появилась дополнительная функциональность

В финансах появился дополнительный функционал по администрированию инвестиционного комитета

Цель изменений: внедрить новый подход и инструмент целеполагания в компании

Собрали лендинг с подробной информацией об изменениях и инструкциями по использованию нового функционала

Переход на новый порядок целеполагания в новой системе стал проще и понятнее для всех участников изменений

Организовали встречи, рассказали об изменениях всем вовлечённым в процесс сотрудникам

Как было / цель изменений: задачи команде ставились в разных системах, а отчёты заполнялись вручную в таблицах Excel

Перенесли задачи и отчёты в Jira — сделали простой шаг

Стали ставить задачи и отслеживать прогресс в одной системе без затраты времени на переключение между системам

2

Перестали вести отчёты в Excel — сэкономили рабочее время на их заполнение, получили быстрый результат

3

Cоздали базу для будущего развития отчётности по задачам и управлению эффективностью

Что и как можно упрощать, полезные лайфхаки

Уровни упрощений

Простой

можешь сделать сам

Средний

привлекаешь свою команду

Сложный

привлекаешь несколько команд в подразделении

Самый сложный

привлекаешь несколько подразделений

Выгрузка списков новых сотрудников для онбординга

Результаты проекта:

Команда онбординга имеет доступ к спискам новых сотрудников в любое время без запросов и ожидания на подготовку

Сотрудники своевременно получают приглашения на встречи и доступ к библиотекам

Упрощение процессов документооборота

Сокращение срока согласования договоров от инициации до подписания

3

Сотрудники лучше реагируют на просьбы согласования, когда им пишет человек, согласовывают быстрее и благодарят за напоминание. А мои сотрудники больше не тратят не это уйму времени

Создали отчёты, которые показывают, на каком этапе находятся та или иная заявка на оплату или карточка закрывающего документа

Результаты проекта:

Простые вещи

Результаты проекта:

Автоматизация создания ПТУ с целью сохранения аналитик управленческого учёта

Результаты проекта:

После тестирования и внедрения обновлённого процесса в 1С бухгалтер может на основании КЗД создавать ПТУ столько, сколько нужно, с той разбивкой по вертикалям, которая заложена в КЗД

Сотрудникам из закупок не нужно больше делать таблицы по разбивке

Бухгалтер смог сократить время на проведение документов в квартал и сэкономить порядка 40 часов!

Высвобождение времени за счёт автоматизации ручного труда в ЭДО

Результаты проекта:

Уход от бумаги по максимуму ― расширили использование электронного документооборота с поставщиками и клиентами, внедрили электронный документооборот во внутреннюю жизнь компании

Историей поделилась Татьяна Лаптева

Историей поделилась Елена Чаус

Историей поделилась Екатерина Ткаченко

Историей поделилась Анна Семёнова

Историей поделилась Анна Семёнова

Листочек и ручку мы выкинули для этих целей, а время обработки сократилось в разы, теперь мы его тратим на другие задачи команды

Команда HR-аналитики не тратит время на ручные выгрузки

Высвобождение времени за счёт автоматизации ручного труда в ЭДО

Результаты проекта:

Историей поделилась Дарья Коробцова

Только в октябре 2023 г. было согласовано 12 472 претензии, из которых через ручную проверку и согласование группы выручки прошло всего 1 720. Таким образом мы значительно освободили ресурс бухгалтеров для выполнения более важных задач, а также сократили срок выплаты компенсаций нашим пользователям

Расскажи нам свою историю успеха: что удалось упростить, с кем над этим работал, какую пользу в результате получил

Инициатор: этот большой проект был инициирован директорами Корпоративного центра, руководители отделов, в свою очередь, подхватили идею и стали лидерами стримов или активными участниками рабочих групп.

— развитие внешнего ЭДО с поставщиками
— развитие внешнего ЭДО с клиентами
— внедрение внутреннего ЭДО для кадровых документов и прочих документов компании
— сокращение срока согласования и подписания договоров

Выделили 4 самостоятельных стрима со своими проектными группами:

Упростить процессы документооборота

Уйти от бумаги по максимуму ― расширить использование электронного документооборота с поставщиками и клиентами, внедрить электронный документооборот во внутреннюю жизнь компании

Сократить сроки согласования договоров от инициации до подписания

2

В каждом из стримов начали с оптимизации процессов. Например, в договорном процессе отказались от согласования юристом и бухгалтером типовых договоров с низкими рисками и по шаблонам, передали подписание команде DocFlow, определили принципы работы со сложными договорами

Решили много задач по автоматизации, особенно при раскатке ЭДО

Избавились от бумажных носителей во всех популярных процессах: отпуска, командировки, кадровые изменения, учёт бухгалтерских операций. Подписать документ можно даже из мобильного приложения и/или Mattermost

3

4

Поддержали работу с самыми популярными операторами ЭДО, увеличив количество контрагентов на ЭДО в 10 раз

Попутно отказались от развития старой системы документооборота, перешли на 1С.Документооборот, что обеспечило нам бесшовную интеграцию с другими учётными системами

5

6

Рабочая группа: руководители и представители разных отделов Корпоративного центра (Accounting, Legal, HR, Procurement, Risk&Controls, FPA), Центра операционного управления (бывш. BPA), Центра клиентского сервиса, маркетинга и других бизнес-подразделений — проект стал по-настоящему кросс-функциональным.

— увеличили количество поставщиков на ЭДО в 5,5 раз (с 1850 до 10350)

— не ограничились только «популярными» документами – начали обмениваться по ЭДО всеми возможными видами документов

— научились подписывать по ЭДО договорные документы, чем еще сильнее снизили срок заключения договора

— переработали процесс распределения входящих документов: бухгалтерские документы сразу поступают в нужную команду, минуя необходимость ручной сортировки

— работаем по ЭДО со всеми операторами, наиболее активно с Такском и Диадок

— работаем по ЭДО со всеми формализованными и неформализованными документами

— сократили использование роуминга с многочисленными ошибками при обмене документами, доля клиентов, работающих без роуминга, 81% от всех подключенных к ЭДО клиентов

— перевели на ЭДО больше трети клиентов, для которых отправка бумажных документов была обязательной (продолжаем увеличивать их количество)

— внедрили кадровый ЭДО – подписываем кадровые документы удаленно с использованием электронной подписи в мобильном приложении

— отказались от бумажного оформления авансовых отчетов, командировок, обходных листов, прочих документов – 65% всех видов внутренних документов компании переведены в ЭДО (продолжаем расширять список)

на старте внедрения получили экономию более 1000 человеко-часов рабочего времени в месяц, тк больше не надо тратить время на оформление, обработку и архивирование бумажных документов

— сократили средний общий срок согласования договоров на 20% до 6 рабочих дней

— сократили средний срок подписания договоров на 80% до 1 рабочего дня

— настроили и запустили упрощённый маршрут для 10% малоценных договоров и договоров по шаблону, сократив срок их согласования в 2 раза

Внешний ЭДО (с поставщиками и клиентами) ― продолжаем увеличивать количество поставщиков и клиентов на ЭДО, оптимизируем процессы работы с отдельными документами, развиваем систему ЭДО

Внутренний ЭДО ― продолжаем расширять список документов на ЭДО, чем увеличиваем экономию рабочего времени и сокращаем использование бумаги, процессы по движению этих документов становятся проще и удобнее

Сокращение срока согласования и подписания договоров ― продолжаем оптимизировать процесс, внедряем новые шаблоны и чек-листы, пилотируем использование новых инструментов (программных решений) для упрощения согласования договоров

Авито.Доставка — это сложный процесс, в котором задействовано множество служб доставки и людей. К сожалению, доставка не всегда завершается успехом, и тогда пользователи приходят к нам с просьбой компенсировать затраты на товар/доставку. Отдел Логистики кропотливо рассматривает все обращения и принимает решение о выплате. После этого запрос попадает в группу Выручка бухгалтерии, которая также проверяет обоснованность и суммы компенсации, можно ли ее перевыставить в службу доставки. В связи с ростом пользователей Авито.Доставки Количество претензий неумолимо растет. В какой-то момент нам стало понятно, что бОльший объем мы взять на себя не можем, тут и возникла мысль об оптимизации и автоматизации процесса.

Выявили типы претензий, по которым ошибки со стороны отдела Логистики практически отсутствовали, а также установили безопасную сумму для согласования без участия бухгалтера. Типы претензий с наибольшим количеством ошибок мы оставили на своем финальном согласовании.

Только в октябре 2023 г. было согласовано 12 472 претензии, из которых через ручную проверку и согласование группы Выручкаи прошло всего 1 720. Таким образом, мы значительно освободили ресурс бухгалтеров для выполнения более важных задач, а также сократили срок выплаты компенсации нашим пользователям.

Большая часть расходов к/а ООО «ААПС Медиа» при разнесении по вертикалям не соответствовала управленческим данным. Под одно КЗД порядка десяти первичных документов и около сорока вертикалей отнесения затрат. Приходилось брать калькулятор в руки, обкладываться листочками бумаги и вручную высчитывать и записывать суммы, чтобы провести ПТУ. Важно было автоматизировать процесс и высвободить часы работы бухгалтера

Автоматизировали создание ПТУ с целью сохранения аналитик управленческого учёта

— Отдел автоматизации бизнес-процессов — команда Лены Вавиловой

— Департамент финансового планирования и анализа — Аида Алиева

— Группа по сопровождению закупок — команда Анны Семёновой

После тестирования и внедрения обновлённого процесса в 1С бухгалтер может на основании КЗД создавать ПТУ столько, сколько нужно, с той разбивкой по вертикалям, которая заложена в КЗД

Сотрудникам из закупок не нужно больше делать таблицы по разбивке

Бухгалтер смог сократить время на проведение документов в квартал и сэкономить порядка 40 часов!

Сказать, что коллеги облегчили труд, это ничего не сказать. Со слов Татьяны Лаптевой, это самая лучшая и эффективная доработка за всё время моей работы в Авито!

Реализовали дашборды в Redash со списками новых сотрудников, которые отображаются в реальном времени

Команда онбординга приглашает новых сотрудников на welcome-встречи с руководителями и предоставляет доступ к библиотекам «МИФ» и «Альпина». Для этого им необходима регулярная выгрузка списка новых сотрудников

Команда HR-аналитики еженедельно для библиотек и ежемесячно (но отдельно для каждой welcome-встречи) вручную делала выгрузку по новым сотрудникам

Команда онбординга имеет доступ к спискам новых сотрудников в любое время без запросов и ожидания на подготовку

Команда HR-аналитики не тратит время на ручные выгрузки

Сотрудники своевременно получают приглашения на встречи и доступ к библиотекам

Вместе с командой BPA мы смогли для оператора «Диадок» настроить эту комплектацию автоматически, и теперь нам достаточно в потоке электронных документов выбрать номер комплекта, и весь пакет соберётся сам.

В рамках проекта «Простые вещи» был запущен электронный документооборот (ЭДО). Он облегчил работу с нашими контрагентами, но усложнил работу для сотрудников, кто работает с документами и заводит по ним карточки закрывающих документов. Комплект документов может включать в себя от 1 до 10 документов, это значит, чтобы собрать комплект для бухгалтерии, нужно было брать листочек и ручку и выписывать все документы на бумажку и собирать их по комплектам, при том что поставщики их шлют комплектами в ЭДО. Наш крупный поставщик ААПС направляет в месяц ~ 100 комплектов, а это значит порядка 300-400 электронных документов. Чтобы просто собрать их в комплекты, нужно было порядка 3-4 часов рабочего времени

Листочек и ручку мы выкинули для этих целей, а время обработки сократилось в разы, теперь мы его тратим на другие задачи команды

Коллеги из BPA сделали нам отчёты, которые показывают, на каком этапе находятся та или иная заявка на оплату или карточка закрывающего документа. Эти отчёты мы грузим одним Copy+Paste в таблицу excel, нажимаем одну клавишу и десятки сообщений в почте отправляются согласующим в виде электронного письма от живого сотрудника

Все знают, что согласование чего-либо и контроль этого согласования — это очень трудозатратное занятие (провалиться в карточку согласования, проверить, на ком висит, написать согласующему, да ещё и не раз, а потом снова проверить, среагировал сотрудник или нет в потоке отбивок). Автоматические рассылки — круто, но мы люди и не всегда воспринимаем и пропускаем отбивки от бота.

Так как моя команда — это кладезь процессов, требующих напоминалок, то мы автоматизировали этот процесс, но всё же сохранили в нём частичку «души»

Сотрудники лучше реагируют на просьбы согласования, когда им пишет человек, согласовывают быстрее и благодарят за напоминание. А мои сотрудники больше не тратят не это уйму времени

2. Опиши текущий процесс:

3. Спроектируй целевой процесс:

4. Проведи ревью с участниками процесса:

5. Внедри изменения процесса:

какую ценность несёт процесс и какой эффект от изменения (в идеале, количественно)

на кого повлияет изменение процесса

если процесс не несёт ценности — обсуди с участниками процесса. Ни для кого не несёт ценности — удаляй процесс, уведомив об этом всех заинтересованных

опиши действия участников процесса (используй шаблон), для наглядности подготовь схему процесса (link)

определи проблемы и слабые места в процессе (link) — обозначь, что необходимо исправить

продумай, как устранить проблемые места в процессе

подготовь описание целевого процесса

составь план изменений

расскажи коллегам о предполагаемых изменениях

убедись, что они согласны с изменениями

договорись, какие действия и от кого требуются для реализации изменений

можешь изменить процесс сам и сейчас — сделай это

можешь позже — запланируй

нужна помощь коллег — организуй совместную работу

Остались вопросы — обращайся к Диме Морозову и команде BPMO

2. Коммуникация должна быть точной и ясной:

3. Управляй ожиданиями:

4. Будь вежлив:

используй мессенджер, если нужен быстрый ответ

используй почту для обмена информацией, принятия решений, фиксации договорённостей

используй встречу, когда другие способы коммуникации не работают

не используй групповые сообщения, когда в этом нет необходимости

не злоупотребляй сообщениями в мессенджерах (в т. ч. повторными), они отвлекают

пиши/излагай по делу, без лишних подробностей

включай видео на Zoom-звонках или предупреди об отсутствии такой возможности

перед отправкой проверь написанное

предупреди об отсутствии / указывай актуальный статус в ММ / создай автоответы в почте

дай знать, что увидел вопрос, и сообщи, когда вернёшься с ответом

готовься к встрече

обозначь, что ты ожидаешь от адресата и когда нужен ответ

критикуешь — предлагай

1. Придерживайся структуры «от общего к частному»:

2. Учитывай аудиторию:

3. Сделай информацию понятной:

4. Структурируй текст

5. Пиши конкретно:

6. Не смешивай языки

сначала самое важное — цель документа, ключевой смысл. Затем переходи к деталям

если информация не несёт дополнительной ценности, не раскрывает ключевой смысл и не соответствует цели, то исключи её из документа

раздели текст на логические блоки с помощью заголовков. Это поможет читателю быстрее ориентироваться и легче усваивать информацию

используй краткое изложение ключевых идей в начале разделов

не используй оценочные суждения, заменяй их фактами. Например, замени «очень быстрый процесс» на «срок выполнения процесса — не более 10 минут»

если ссылаешься на другой документ, добавь ссылку и проверь, что она работает

аргументируй цифрами, подкрепляй статистическими данными

не используй слова из разных языков, заменяй их русскоязычными аналогами. Если это невозможно, то хотя бы не пиши их кириллицей. Например, вместо «заапрувить решение» используй «согласовать решение».

Используй шаблоны документов, если они есть

подумай, что важно донести до целевой аудитории

кратко погрузи в контекст, если это необходимо

максимально сокращай текст

выбери подходящую степень детализации и объяснения

используй простые формулировки, избегай длинных и сложных предложений

если возможно, замени специализированные термины на более простые и понятные аналоги

если слово можно убрать без потери смысла — сделай это!

не используй штампы

1. Уважай собеседника:

2. Определи аудиторию:

3. Пиши понятно:

4. Структурируй информацию:

помни, что уважение выражается в заботе о времени, нервах и настроении окружающих людей. Будь дружелюбным

думай, как упростить собеседнику жизнь. Оставляй только те детали, которые важны или были запрошены

не получил ответа — напомини о себе. Если тебе что-то нужно, то ты ответственный за получение необходимого. Напоминать — это нормально

задай вопрос «Кому это будет интересно?». Оставляй в переписке только тех, кому информация важна

если от адресата ждёшь действий, обозначь и укажи, к какому сроку

выбери для заголовка/темы то, что будет важным для читателя

делай резюме для больших массивов информации, кратко отрази суть сообщения

используй понятный адресату язык: если есть специфические термины — дай пояснения или ссылку на глоссарий.

приводи примеры, а если есть цифры и факты — используй их

если это информационное письмо, укажи, что действий/ответа не требуется

разбей текст на абзацы

сгруппируй абзацы по смыслу

выдели ключевые моменты жирным

сделай подписи к ссылкам

пронумеруй вопросы, если их несколько. Пронумерованным вопросам давай пронумерованные ответы

2. Аудит календаря:

3. После встречи:

4. Дополнительные советы:

как организатор: проверь повестку, участников или отмени встречу

как участник: ознакомься с повесткой и при необходимости перешли приглашение вовлечённым коллегам

после встречи сделай резюме:
— зафиксируй договорённости
— обозначь ответственных и сроки

если требуются дополнительные действия или вовлечение других сотрудников, добавь их в резюме встречи

убедись ещё раз, что встреча нужна

определи цель встречи и целевую аудиторию, кто влияет на результат

массовую встречу планируй заранее

подготовь повестку и прикрепи необходимые материалы

для участия руководителей привлекай ассистентов

для большой переговорки заложи время на техническую подготовку

заранее отправь приглашение для ознакомления

для массовой онлайн-встречи в Zoom настрой:
— вход участников без подтверждения организатора
— по умолчанию выключенные микрофоны у всех участников

ставь начало встречи на 05\35 мин

ссылку на Zoom вставь в тело письма и при необходимости забронируй переговорку

1. Чётко формулируй запрос — что именно нужно решить

2. Адресуй запрос коллеге, который уполномочен
принимать такое решение. Если не знаешь кто это — попроси совет у руководителя.

3. сопровождай запрос на принятие решения 2–3
вариантами решений, аргументируй каждый вариант

4. Фиксируй принятые решения и сообщай о них всем,
на кого это решение влияет или кто в нём заинтересован

5. Реализуй принятые решения

Подборка МИФ

Подборка Альпина

Мини-курс LMS

На сторонних ресурсах

Опыт коллег

Книги:

Книги:

Памятка:

Мини-курс:

Мини-курс:

Карточки:

Материалы: