Команда проекта – все бэкофисные службы!
- Лена ЧаусГлавный бухгалтер
- Оксана КудиноваЗаместитель главного бухгалтера
- Ксения ГришинаЗаместитель главного бухгалтера
- Алена БарковаРуководитель отдела закупок, рисков и контролей
- Аня АлешинаРуководитель группы кадрового администрирования
- Юлиана СтукачёваРуководитель налогового департамента
- Саша ЖелезняковРуководитель договорного отдела юридического департамента
- Аня БогдановаАдминистративный директор
- Кирилл СкоромыкинРуководитель проектов отдела автоматизации бизнес-процессов
- Валентин ЧерепащукРуководитель отдела автоматизации бизнес-процессов
Делает сложное простым
Как все начиналось
В 2020 году, Оля Ким, Катя Харитонова и Виктор Топадзе выступили инициаторами изменений процессов в бэкофисных функциях. Процессы, которые затрагивают всех сотрудников.
Цель проекта «Простые вещи» – оптимизировать процессы документооборота компании: сократить сроки согласования договоров, внедрить электронный документооборот и электронные цифровые подписи, создать максимально упрощённый процесс делегирования и замещения на время отпусков, больничных и т.д.
Перейти с бумажек на цифру!
Цель проекта «Простые вещи» – оптимизировать процессы документооборота компании: сократить сроки согласования договоров, внедрить электронный документооборот и электронные цифровые подписи, создать максимально упрощённый процесс делегирования и замещения на время отпусков, больничных и т.д.
Перейти с бумажек на цифру!
Простые новости
Продолжаем активную работу по проекту «Простые вещи» сразу в нескольких направлениях и делимся новостями:
- Уже более 10% расходных договоров заключаются с использованием внедренного упрощенного маршрута согласования (без юриста и бухгалтера) для разовых договоров до 1 млн. рублей. Эта цифра будет только увеличиваться в дальнейшем.
- При том, что количество заключаемых расходных договоров увеличивается примерно на 20% от года к году, а их сложность возрастает - 90% процентов договоров в компании согласуются с соблюдением установленных регламентных сроков (3 дня или менее на ответ), а средний общий срок согласования договора сократился на 20% и составляет 6 дней.
- Срок подписания документов (первая подпись Авито) сократился на 80% и в среднем составляет полдня.
- Более 100 российским мелким контрагентам-поставщикам (юридическим лицам и ИП) инициаторами предложена возможность подписания договоров, а для контрагентов, работающих без НДС, договоров и актов - простой электронной подписью. Около 40 контрагентов уже перешли и работают с нами без обмена оригиналами.
- Мы сделали полезный онлайн-курс “Как заключить договор просто и быстро”. Он пригодится всем, кто хочет понять, как происходит процесс заключения договора в Авито – из каких этапов он состоит, кто является участниками, как проходит согласование и т.д. Мы постарались собрать всю информацию из наших внутренних положений и ёмко передать её в видеороликах и дополнительных тематических материалах, чтобы у вас не осталось никаких вопросов.
- Реализовали возможность работать с поставщиками и клиентами через сервис ЭДО "Диадок" напрямую, минуя роуминг между операторами ЭДО. Это позволит быстрее устанавливать подключение с контрагентами и уменьшить количество ошибок при обмене документами.
- Провели пилотный запуск по подписанию расходных договоров по ЭДО с Квалифицированной Электронной Подписью: с теми поставщиками, которые уже работают с нами по ЭДО. Это значит, что в ближайшем будущем мы сможем массово подписывать договоры (и другие документы, например: спецификации, акты-сверки, информационные письма) по ЭДО, существенно упростив процесс, за счет отказа от бумажных оригиналов.
- Автоматизировали отправку Счетов и Актов-сверок клиентам. Теперь они отправляются по ЭДО автоматически: с начала января отправлено почти 20 000 таких документов по ЭДО.
- Упростили работу Инициаторов закупок, когда от контрагента приходит по ЭДО комплект закрывающих документов (так называемая "матрешка" электронных документов).
- Сделали электронные документы в Авито законными - составили локальный нормативный акт об ЭДО и организовали его подписание с сотрудниками.
- Совместно с командой Avito People запустили обновленный сервис по подаче Заявки на отпуск в крутом интерфейсе корпоративного портала. Главное: теперь никаких заявлений на бумаге!
- Запустили MVP по подписанию документов бэкофиса с помощью электронной подписи на двух видах документов: "Приходный ордер" и "Требование-накладная". Теперь бухгалтерии и материально-ответственным лицам не нужно подписывать пачки документов по итогам месяца - все полностью электронно. В ближайшие месяцы мы планируем расширить список более чем на 30 видов документов.
- Упростили отчетность по командировкам - отказались от бумажных посадочных талонов по авиабилетам, которые приобретаем для командировок через трэвел-агентство Авито. Теперь посадочные больше не нужно сдавать в бухгалтерию. Но если всё-таки сотрудник купил билеты сам, за свои деньги, и ожидает компенсации по авансовому отчету, то придется сохранить посадочные и принеси их в бухгалтерию.
- Выбрали Удостоверяющий центр и заключили договор на услуги по выпуску Квалифицированных Электронных Подписей для сотрудников. Это открывает возможность работы с кадровыми документами в электронном формате.
2021-2022
Календарь обновлений
Сентябрь 2021
Запуск обработки "Обходных листов" в электронном виде.
Сентябрь 2021
Использование упрощенного маршрута согласования (без юриста и бухгалтера) для разовых договоров до 1 млн. рублей.
Декабрь 2021
Сделали электронные документы в Авито законными аналогами бумажных документов.
Декабрь 2021
Возможность подписания договоров, а для контрагентов, работающих без НДС, договоров и актов - простой электронной подписью (без обмена оригиналами).
Январь 2022
Упростили отчетность по командировкам – отказались от бумажных посадочных талонов.
Январь 2022
Размещение в LMS обучающих материалов по процессу согласования и подписания договоров для новых сотрудников.
Февраль 2022
Подача заявок на отпуск в новом интерфейсе и отказ от заявлений в бумажном виде.
Март 2022
Оптимизированный процесс согласования и подписания расходных договоров
Март 2022
Обмен электронными документами с ключевыми операторами ЭДО (Такском, Диадок) не применяя роуминг - что сократит количество ошибок документооборота и снизит трудоемкость.
Март 2022
Расширенный список документов, отправляемых в электронном виде – это повысит лояльность клиентов к Авито.
Март 2022
Перевод 30% клиентов на электронный обмен документами - это снизит затраты и сроки доставки документов клиентам.
Апрель 2022
Возможность заказать Справку с места работы в новой системе с более высоким уровнем автоматизации процесса.
Апрель 2022
Подготовились к массовому переводу поставщиков на электронный документооборот, что повысит доступность сервисов для Авито и снизит риски.
Июнь 2022
Подача Заявки на командировку в новом интерфейсе ( с возможностью self-booking для сотрудников) и отказ от приказов на командировку в бумажном виде.
Июль 2022
Возможность отчитаться о расходах, и подать экспенс репорт на портале People Avito с отказом от бумажной версии
Декабрь - Июль 2022
Перевод на простые электронные подписи внутренних бухгалтерских документов и отказ от бумажных носителей. Первые виды документов - Декабрь 2021, полная раскатка - Июль 2022.
Декабрь - Август 2022
Формирование договоров с помощью автоматизированного конструктора договоров.
MVP – Декабрь
Раскатка на всех сотрудников и все шаблоны - Август 2022.
MVP – Декабрь
Раскатка на всех сотрудников и все шаблоны - Август 2022.
Декабрь - Август 2022
Запуск использования электронных подписей УКЭП для целей подписания кадровых документов. MVP – Декабрь
Раскатка на всех сотрудников и все виды кадровых документов - Август 2022.
Раскатка на всех сотрудников и все виды кадровых документов - Август 2022.
Мы не останавливаемся на достигнутом!