Cистема бронирования рабочих мест
Simple Office
Simple Office
Мы выбрали единое решение по системе бронирования
рабочих мест для всех офисов Авито: Simple office*.
Это отечественная разработка, передовая технология в РФ, импортируемая
в Дубай. Cистема развернута в полном формате в офисах Авито
*работает со включённым VPN. При переходе нажмите «Дополнительно», затем внизу экрана «Перейти на сайт»
Самара
Санкт-Петербург
Ереван
Казань
Москва
Удобство Simple Office
1
Ты сам выбираешь где, когда и с кем работать
2
Бронируй рабочие места для себя и команды
3
Смотри на карте доступные места и статусы коллег
4
Узнавай, где будут работать коллеги, и бронируй места рядом с ними
Почему бронирование — это непривычно, но очень удобно?
Увеличение эффективности работы
Когда сотрудники заранее знают, где они будут работать, они могут подготовиться к своим задачам заранее и не тратить время на поиск свободного места. Это позволяет им сосредоточиться на своей работе и улучшить свою производительность.1Улучшение коммуникации внутри компании
Когда сотрудники знают, где будут работать, они могут легче находить друг друга и общаться. Это может помочь им решать задачи быстрее и более эффективно.2Уменьшение конфликтов между сотрудниками
Когда каждый сотрудник имеет свое зарезервированное место, это уменьшает возможность конфликтов между сотрудниками, связанных с выбором свободного места. Это может помочь создать более спокойную и продуктивную рабочую атмосферу.3
Как установить программу
- Для авторизации указываем полный рабочий e-mail (не алиас) и пароль
- *Работает со включённым VPN. При переходе нажмите «Дополнительно», затем внизу экрана «Перейти на сайт»
- Для открытия не из офисной сети используйте другую ссылку
Как забронировать индивидуальное рабочее место
Как забронировать рабочие места на команду
Функция группового бронирования в Simple Office подключается по запросу. Для подключения функции направьте заявку команде IT-support через Service Desk
Как забронировать рабочее место на длительный срок
FAQ
- Рабочее место можно забронировать на период от 1 дня до 2 недель
- Необходимо подтверждать бронь места ежедневно, даже если бронирование сделано на 2 недели
- Бронь держится в течение ограниченного времени
- Если бронь не подтверждена – она слетает, место становится свободным в системе бронирования (её нужно подтвердить путем сканирования QR-code на вашем столе)
- Мы рекомендуем разумно относиться к бронированию и не бронировать рабочие места впрок, «на всякий случай»
- Мы рекомендуем соблюдать политику чистого стола
Москва
Рекомендуемые зоны рассадки команд в Москве обозначены цветом и названием департамента на интерактивной карте каждого этажа в Simple Office (также карты рассадки можно посмотреть в miro или на google disk).
Важно
Санкт-Петербург, Казань, Самара
Рекомендуемые зоны рассадки в Санкт-Петербурге, Казани и Самаре обозначены цветом и названием департамента на интерактивной карте каждого этажа в Simple Office
Ереван
В системе бронирования Simple Office можно выбрать любой свободный рабочий стол в коворкинге на проспекте Маршала Баграмяна
Рекомендуемые зоны рассадки команд в Москве обозначены цветом и названием департамента на интерактивной карте каждого этажа в Simple Office (также карты рассадки можно посмотреть в miro или на google disk).
Важно
- рабочие места в офисе становятся незакрепленными, так называемыми hot-desks/shared desk/зоной коворкинга
- за каждой командой закрепляется основное ядро/кабинет/штаб/островок стабильности. Эти зоны выведены из свободного бронирования и доступны только для вашей команды
- вы можете бронировать любые рабочие места в зонах shared desk: около своей команды или на других этажах для проектной работы со смежными командами
- для команд, работающих с конфиденциальной информацией, места закреплены и не требуют дополнительного бронирования. Такие места закреплены за отделом кадрового администрирования, бухгалтерией, АХО, командой IT-support, юридическим департаментом, HRBP
Санкт-Петербург, Казань, Самара
Рекомендуемые зоны рассадки в Санкт-Петербурге, Казани и Самаре обозначены цветом и названием департамента на интерактивной карте каждого этажа в Simple Office
Ереван
В системе бронирования Simple Office можно выбрать любой свободный рабочий стол в коворкинге на проспекте Маршала Баграмяна
Чтобы подтвердить бронирование, отсканируйте через приложение QR-code, расположенный на вашем рабочем столе
Бронь места необходимо подтверждать! Если бронь не подтверждена – она слетает и место становится свободным в системе бронирования
Москва: бронь держится 60 минут
Санкт-Петербург: бронь держится 120 минут
Казань: бронь держится 15 минут
Самара: бронь держится 15 минут
Москва: бронь держится 60 минут
Санкт-Петербург: бронь держится 120 минут
Казань: бронь держится 15 минут
Самара: бронь держится 15 минут
Из бронирования выведены места сотрудников, которые работают с персональными данными и большим количеством документов: отдел кадрового администрирования, бухгалтерия, АХО, команда IT-support, юридический департамент, HRBP
Да, мы предварительно посмотрим статистику посещения офиса, после чего сможем принять решение о закреплении рабочего места. В Санкт-Петербурге, Казани и Самаре закрепленные места есть только в кабинетах КДП, IT-support и АХО, но ты сам можешь надолго забронировать свое любимое место и пользоваться им постоянно.
Если в локации вашей команды на текущий день нет свободных мест для бронирования, мы рекомендуем бронировать любые другие свободные места на текущем этаже/ или на других этажах в офисе (выбирай тихие/громкие зоны согласно своему направлению деятельности, не мешай тихим коллегам громкими разговорами)
На всех этажах офисов в Москве, Санкт – Петербурге, Казани и Самаре вы можете найти шкафчики с локерами.
Локер – это альтернативное решение персональной офисной тумбочки.
Основная идея: Локер – это не склад для долгосрочного хранения личных вещей, а временная камера хранения.
Мы предполагаем, что локеры, в первую очередь, будут полезны новичкам или тем, кто достаточно редко приходит в офис и будет использовать его как удобную историю: пришел в офис, оставил сумку, блокнот, ноутбук на ограниченное время: день, два дня.
Пожалуйста, не храните в локере скоропортящиеся, пахнущие и мокрые предметы.
Мы не призываем бежать и занимать локер с целью «вдруг потом мне не достанется», «на всякий случай». Руководствуемся реальной необходимостью.
Немного олдскульная инструкция
Для замковых локеров
1) Ключик от локера можно взять на ресепшн
2) Храните и берегите ключик как самое ценное
3) Если необходимость в локере отпала – верните, пожалуйста, ключ на ресепшн
Для локеров с кодовым замком (СПб 8 этаж)
Видео-инструкция по пользованию замком
Опережая возможные вопросы:
1) Электронные замки как в фитнес-центрах ставить не планируем. Цена больше, чем самолет
2) Если вам не принципиально закрывать вещи на ключ – можете без проблем занимать локер на день без ключа (система видеонаблюдения и честность наших коллег гарантирует сохранность вещей)
Локер – это альтернативное решение персональной офисной тумбочки.
Основная идея: Локер – это не склад для долгосрочного хранения личных вещей, а временная камера хранения.
Мы предполагаем, что локеры, в первую очередь, будут полезны новичкам или тем, кто достаточно редко приходит в офис и будет использовать его как удобную историю: пришел в офис, оставил сумку, блокнот, ноутбук на ограниченное время: день, два дня.
Пожалуйста, не храните в локере скоропортящиеся, пахнущие и мокрые предметы.
Мы не призываем бежать и занимать локер с целью «вдруг потом мне не достанется», «на всякий случай». Руководствуемся реальной необходимостью.
Немного олдскульная инструкция
Для замковых локеров
1) Ключик от локера можно взять на ресепшн
2) Храните и берегите ключик как самое ценное
3) Если необходимость в локере отпала – верните, пожалуйста, ключ на ресепшн
Для локеров с кодовым замком (СПб 8 этаж)
Видео-инструкция по пользованию замком
Опережая возможные вопросы:
1) Электронные замки как в фитнес-центрах ставить не планируем. Цена больше, чем самолет
2) Если вам не принципиально закрывать вещи на ключ – можете без проблем занимать локер на день без ключа (система видеонаблюдения и честность наших коллег гарантирует сохранность вещей)
Политика чистого рабочего стола
На рабочем столе необходимо размещать только нужные в работе предметы – ручка, блокнот, документы или иные, в зависимости от характера работы
По окончании рабочего дня необходимо самостоятельно очистить поверхность рабочего стола и рабочее кресло от личных вещей. Пожалуйста, не забывайте, что за рабочее место могут сесть ваши коллеги в ваше отсутствие. Кружку за тобой уберет клининг- В вашем распоряжении есть локеры, они расположены на каждом этаже. Хранить вещи в локере можно в течение 1-2 рабочих дней (как получить ключ от локера)
Раз в месяц мы будем проводить субботники на hot-deskах и собирать забытые вещи (следите за анонсами в каналах MM ~avito-office, ~аvito-office-spb ~samara_people, ~avito-kazan)
- Необходимую вам канцелярию можно найти в принтерных зонах или обратившись на ресепшен
Обучающие материалы
Подробнейшая и пошаговая инструкция доступна в LMS
Контакты
Санкт-Петербург
Самара
Казань