Гайд для ассистента

Все, что касается заключения договоров, оплаты счетов и заведения закрывающих документов — все делается через 1С.

У нас в компании тебе нужно будет пользоваться двумя версиями 1С: Документооборот и Управление Холдингом.
Для того, чтобы тебе на компьютер установили данное приложение, обратись вот сюда.

В этом гайде тебе расскажут про такую систему как 1С и про работу с ней.

В данном разделе есть все, что нужно для работы с договорами и счетами. 

Документооборот и 1С предприятия

~procurement_avito – вопросы по документам и ~1c-support –  технические вопросы.

Если возникнет вопрос с договорами другого типа —обращайся в ~procurement_avito

Заполнение с договором

Работа с договорами в 1С

Если тебе нужно согласовать расходный договор или приложение к нему, обратись в чат ММ ~procurement_avito — там коллеги подскажут что нужно делать и как. Коллеги из закупок занимаются только расходными договорами.


Если все-таки необходимо самостоятельно загрузить договор на согласование, то воспользуйся инструкцией ниже.

Для создания расходных договоров, приложений и дополнений к расходным договорам необходимо провалиться по ссылке во «Внутренние документы».

Для заявки на закупку нужен только заказ в 1С:УХ — Да\Нет (разница про счета и договоры; если только счет – ставим Нет, если есть договор – ставим Да):

Если контрагент не находит — выбираем любой поставщик/нет подходящего контрагента

Как заполнить все поля

Далее, нажимаем «Заявки на закупку»

Работой с закрывающими документами занимается отдел закупок, по всем вопросам можно обращаться ~procurement_avito

Работа с закрывающими документами

Подробная памятка по оформлению и закрытию командировки здесь.

Оформить командировку

Инструкция по подготовке мероприятий

На лендинге вы найдете описание всех офисов Авито, фотографии переговорных комнат и правила проведения мероприятий в офисах Авито в разных городах.

В этом гайде представлен список подрядчиков
для проведения корпоративного тимбилдинг.  Гайд носит рекомендательный характер, вы можете выбрать любого подрядчика, который вам понравится.
Эти подрядчики уже оказывали услуги Авито
и был получен положительный фидбек.

Согласно правилам закупок необходимо проводить обзор конкурентных предложений поставщиков.

Создать табличку для понимания состава участников и юридических лиц:

Когда вы выбираете поставщика из утвержденного пула, механикой тендера может быть предусмотрено заполнение SD. Заполненный SD прикладывается к заявке на закупку вместе
с полученными коммерческими предложениями, на основании которых был заполнен SD.

Например, заполнение SD предусмотрено:
— при работе с пулом поставщиков на корпоративные мероприятия при стоимости мероприятия более 1 млн руб. без НДС
— при работе с пулом поставщиков МIСЕ при стоимости мероприятия более 3 млн руб. без НДС
— при работе с пулом поставщиков на кейтеринг при стоимости мероприятия более 1 млн руб. без НДС

Новую форму SD и образец заполнения вы найдете во вложении к данному приглашению.

— состав участников ФИО
— распределение по функциям (по департаментам)
— распределение по юр.лицам
— город вылета
— номер рейса, дата, время вылета и прилета в/из.

1

У нас есть агентство, к которому мы обращаемся по MICE выездам — «Континент Экспресс». С данным агентством все коммерческие условия зафиксированы в договорах. К другим агентствам мы не обращаемся.

Континент является безальтернативным подрядчиком по услугам командировок, поэтому билеты нужно покупать централизованно у них, поскольку система интегрирована с нашим 1С и командировки автоматически интегрируются. Остальные услуги можно брать у любого поставщика.

2

*до 1 млн — сравнение можно не делать, идете к любому из агентств, файл SD можно также не прикладывать.

Вкратце: Получаем коммерческие предложения от авторизованных поставщиков, выбираем лучшее предложение, проводим переговоры по цене, заполняем форму SD и отправляем ДС/приложение на согласование.

Инструкция по созданию выездного мероприятия

Приказы на все мероприятия формируются автоматически в 1С в заявке на мероприятие при корректном указании программы мероприятия и списка участников. 

Если вы заполнили программу по инструкции, то все сделается автоматически. А если нет, то нужно будет сделать самостоятельно. 

Описываем два процесса – автоматический и не автоматический (сюда прикладываем шаблон, добавляем участников из заявки, даты проверяем и прикрепляем к каждой заявке на закупку).

Все заявки на мероприятия должны быть согласованы бюджетодержателями

3

Обязательно необходимо согласовать финальную стоимость мероприятия (вместе с учетом билетов) со своим HR BP, FP&A и руководителем. HR BP и FP&A указан в Авито Пипл, под твоим именем. При организации мероприятий (тимбилдинги и стратсессии) обязательно заполнять заявку в JIRA в рамках бюджетного контроля.

Создать приказы на командировку.

4

5

В Авито действует система селфбукинга, каждый сотрудник самостоятельно оформляет себе командировку. Ссылка на инструкцию.

У ассистентов и координаторов расширенный доступ к платформе и они могут оформлять своим руководетелям, в таком случае.

Вместо абзаца про Цели командировки и Юлию Прохорову пишем так: Если возникают вопросы по оформлению/заполнению заявки, можно обратить в канал ~adv_reports. (с Юлей согласовано)

Добавить приглашения участникам в календари (желательно добавить блокер в календари сразу,как определитесь с датами).

Если участники выездного мероприятия из разных юр.лиц: «Авито Тех», «Авито КехАрмения», «Авито Кex», то документы на оплату (Приложения или Дополнительное соглашение (ДС) должны быть разбиты на эти юр.лица, пропорционально расходуемым суммам.

Создать программу мероприятия, с повесткой, указанием отелей, ресторанов и другой важной информацией, разослать участникам мероприятия.

6

В этой вкладке мы можем найти человека, которому можно написать для того, чтобы уточнить статус оплаты

7

Очень важно!

Поставщику необходимо сообщить, что смета мероприятия будет разбита на разные юр.лица. (Например, летит 5 коллег из «Авито Тех» — подписываем и оплачиваем доп.соглашение на 5 человек из «Авито Тех» + 3 коллеги из «Авито КехАрмения»).

8

Заявка на получение
корпоративной карты

Процесс создания и согласования заявки,а так же выпуска и выдачи карты мы описали подробнее в Confluence

Для обратной связи нажмите на изображение котика и заполните появившуюся форму.

Если нужна помощь поддержки обратитесь в канал Mattermost.

Поддержка, обратная связь

Шаг 1

Шаг 2

Быстрые ссылки