Гайд для ассистента

Все, что касается заключения договоров, оплаты счетов и заведения закрывающих документов — все делается через 1С.

У нас в компании тебе нужно будет пользоваться двумя версиями 1С: Документооборот и Управление Холдингом.
Для того, чтобы тебе на компьютер установили данное приложение, обратись вот сюда.

В этом гайде тебе расскажут про такую систему как 1С и про работу с ней.

Далее, нажимаем «Создать», листаем до строки «Договоры», нажимаем « + », ищем строку «Создание/изменение контрагента», нажимаем « + » и выбираем «Заявка на Cоздание/изменение контрагента», далее нажимаем «Создать».


Далее, детальную инструкцию по созданию/изменению контрагента можно найти тут.

Если с контрагентом, с которым необходимо завести на согласование договор, еще не было никаких взаимоотношений либо необходимо внести правки в его карточку (добавить подписанта, доверенность и тд), то нужно сделать заявку на Создание/Изменение контрагента.


С начального рабочего стола необходимо провалиться по ссылке во «Внутренние документы».

Создание/изменение контрагента в системе 1С

В данном разделе есть все, что нужно для работы с договорами. 



Документооборот

Работа с договорами в 1С

Если тебе нужно согласовать расходный договор или приложение к нему, обратись в чат ММ ~procurement_avito — там коллеги подскажут что нужно делать и как. Коллеги из закупок занимаются только расходными договорами.


Если все-таки необходимо самостоятельно загрузить договор на согласование, то воспользуйся инструкцией ниже.

Для создания расходных договоров, приложений и дополнений к расходным договорам необходимо провалиться по ссылке во «Внутренние документы».

Далее, нажимаем «Создать» и выбираем «Договоры».

Нажимаем на « + » и ищем в списке «Расходные договоры», также нажимаем « + », выбираем «Нетиповой расходный договор» и нажимаем «Создать».

Затем можешь воспользоваться данной инструкцией, в ней подробно расписано что нужно делать дальше.

Аналогично можно поступать в ситуациях, когда нужно согласовать приложение или ДС, выбирая пункт Нетиповое приложение/ДС к расходному договору. Также в этом разделе можно создавать задачи на согласование Доходных и Нефинансовых договоров, выбирая соответствующие пункты из открывающегося меню.

Полные инструкции по заполнению необходимых полей при заведении на согласование Доходных и Нефинансовых договоров.

Также на главной странице 1С:ДО ты найдешь инструкции по всем возможным договорам, которые могут тебе понадобиться.

Имеются также и шаблоны документов, лучше использовать их, чтобы согласование документа заняло меньше времени.

Если у тебя возникли трудности с заведением договора, то ты можешь обратиться в данный чат ~1c-support или создать заявку в Jira.

Когда договор согласован и подписан, а также услуги оказаны контрагентом, он направляет в наш адрес закрывающие документы. В состав закрывающих документов может входить: акт, счет-фактура, УПД (универсальный передаточный документ, который совмещает в себе сразу и акт, и счет-фактуру), отчет, статистика, акт взаимозачета и счет на оплату.

Для заведения закрывающих документов необходимо войти в 1С:УХ (Управление холдингом).

Далее, можешь воспользоваться данной инструкцией, в ней все подробно расписано.

Для работы с документами, поступившими к нам по ЭДО, можно пользоваться данной инструкцией.

Работа с закрывающими документами

Согласно регламента за счет компании можно купить билеты эконом-класса, опция выбора места в самолете за счет компании доступна только для руководителей АЕМ. 

Если руководитель — сотрудник ООО «КЕХ Армения» — покупка билетов через Дмитрия Павлова — координатора ООО «КЕХ Армения» dnpavlov@avito.ru

Если руководитель — сотрудник ООО «КЕХ еКоммерц» / ООО «Авито Тех» — покупка билетов через travel-агентство Continent Express avito@continent.ru

Забронировать авиабилеты/гостиницу

Подробная памятка по оформлению и закрытию командировки здесь.

Оформить командировку

Инструкция по подготовке
мероприятия в офисе
на Лесной в Москве

По этой ссылке ты найдешь подробную инструкцию, как организовать мероприятие в московском офисе

Создать табличку для понимания состава участников и юридических лиц:

— состав участников ФИО
— распределение по функциям (по департаментам)
— распределение по юр.лицам
— город вылета
— номер рейса, дата, время вылета и прилета в/из.

1

У нас есть два агентства, к которым мы обращаемся по MICE выездам — «Континент Экспресс» и «Корпорейт Тревел» С данными агентствами все коммерческие условия зафиксированы в договорах. К другим агентствам мы не обращаемся.

2

Принцип работы с этими агентствами:

Проекты до 5 000 000 вкл НДС — сравнение проводится менеджерами (заказчиками об бизнеса) самостоятельно, но Ольгу Барулину (oibarulina@avito.ru) обязательно нужно ставить в копию переписки с поставщиком/отправки запроса; в запросе на закупку необходимо будет прикрепить сравнение предложений поставщиков — SD , без данного файла согласование документа будет невозможным.

Проекты на сумму от 5 млн вкл НДС проходят через закупщика путем создания заявки в Jira. Заявки необходимо присылать заранее, минимум за 3 недели до начала проекта, чтобы у агентств было достаточно времени для просчета, а у закупщика для согласования лучшей цены и запуска приложения, ведь мы стремимся к тому, чтобы договор был подписан до начала выполнения услуг/отгрузки товара.
Вкратце: Получаем коммерческие предложения от авторизованных поставщиков, выбираем лучшее предложение, проводим переговоры по цене, заполняем форму SD и отправляем ДС/приложение на согласование.

*до 1 млн — сравнение можно не делать, идете к любому из агентств, файл SD можно также не прикладывать.

— Ирина Гавриченкова gavrichenkova@corptravel.ru
— Валерия Тымчик tymchik@corptravel.ru +7-977-630-01-45
— Юлия Москальцова ymoskaltsova@continent.ru +7-903-220-95-08.

Инструкция по созданию выездного мероприятия

Проекты до 5 000 000 вкл НДС — сравнение проводится менеджерами (заказчиками об бизнеса) самостоятельно, но Ольгу Барулину (oibarulina@avito.ru) обязательно нужно ставить в копию переписки с поставщиком/отправки запроса; в запросе на закупку необходимо будет прикрепить сравнение предложений поставщиков — SD , без данного файла согласование документа будет невозможным.

Проекты на сумму от 5 млн вкл НДС проходят через закупщика путем создания заявки в Jira. Заявки необходимо присылать заранее, минимум за 3 недели до начала проекта, чтобы у агентств было достаточно времени для просчета, а у закупщика для согласования лучшей цены и запуска приложения, ведь мы стремимся к тому, чтобы договор был подписан до начала выполнения услуг/отгрузки товара.

Вкратце: Получаем коммерческие предложения от авторизованных поставщиков, выбираем лучшее предложение, проводим переговоры по цене, заполняем форму SD и отправляем ДС/приложение на согласование.

Контакты поставщиков (агентств)

«Авито Тех» — Светлана Коновалова (можно написать в mm, попросить подписать, она пришлет скан)
«Авито КехАрмения» и «Авито Кех» — Анисимов Д.В. — он сидит на 13 этаже, есть лоток для документов на подпись. Кладем документ ему на подпись, потом забираем подписанный, сканируем, отправляем все приказы Юле Прохоровой.

Создать приказы на командировку в соответствии со списком участников. Разные приказы для разных юр.лиц: «Авито Тех» , «Авито Кex» , «Авито КехАрмения» — образцы приказов можно найти здесь.
Программу мероприятия для создания приказа, необходимо запросить у своего руководителя/инициатора поездки.

Все заявки на мероприятия должны быть согласованы бюджетодержателями

3

Обязательно необходимо согласовать финальную стоимость мероприятия (вместе с учетом билетов) со своим HR BP, FP&A и руководителем. HR BP и FP&A указан в Inavito, под твоим именем. При организации мероприятий (тимбилдинги и стратсессии) обязательно заполнять заявку в JIRA в рамках бюджетного контроля.

Создать приказы на командировку.

4

У кого подписывать приказ на командировку:

5

Создать командировки для участников мероприятия: 1c.avito.lan — Документооборот — Создание командировок (при открытии окна «Cоздание командировок», сверху слева есть инструкция).

Обязательно, перед подписанием приказов, направить на согласование бухгалтеру — Юлии Прохоровой

Цели командировки, уточнение целей и принимающую сторону обязательно согласовать с бухгалтерией Юлия Прохороова , до создания командировок.

Добавить приглашения участникам в календари (желательно добавить блокер в календари сразу,как определитесь с датами).

Если участники выездного мероприятия из разных юр.лиц: «Авито Тех», «Авито КехАрмения», «Авито Кex», то документы на оплату (Приложения или Дополнительное соглашение (ДС) должны быть разбиты на эти юр.лица, пропорционально расходуемым суммам.

Создать программу мероприятия, с повесткой, указанием отелей, ресторанов и другой важной информацией, разослать участникам мероприятия.

6

Помощь в оплате мероприятия / создание заявки на закупку. Сделать заявку на закупку можно по ссылке — маркетинговые закупки (до 5 млн или больше, в зависимости от закупки).

Обязательно вложи обоснование, прикладывай все имеющиеся документы, расчеты, КП, бюджет и SD (сравнение поставщиков).

7

Очень важно!

Поставщику необходимо сообщить, что смета мероприятия будет разбита на разные юр.лица. (Например, летит 5 коллег из «Авито Тех» — подписываем и оплачиваем доп.соглашение на 5 человек из «Авито Тех» + 3 коллеги из «Авито КехАрмения»).

8

Заявка на получение
корпоративной карты

Процесс создания и согласования заявки,а так же выпуска и выдачи карты мы описали подробнее в Confluence

Для обратной связи нажмите на изображение котика и заполните появившуюся форму.

Если нужна помощь поддержки обратитесь в канал Mattermost.

Поддержка, обратная связь

Шаг 1

Шаг 2

Быстрые ссылки