Офисы в Казани и Самаре
- Новый офис Авито в Самаре
- Новый дом Авито в Казани
Реорганизация офиса в Санкт-Петербурге
- Объединили помещения ASD и ЦКС
- Коворкинг тех
- Переезд макспостера
- Объединили ресепшен
- Сделали ремонт на 8 этаже (дааа, у нас есть пивной кран:))
- Отказались от нескольких этажей (1, 2 и 9 этажи)
Simple Office
Ценность проектов для бизнеса
- 80%сотрудников (больше 1700 человек) были выведены в регионы
- 30 млнрублей в год будет сэкономлено на аренде и эксплуатации офиса в Казани
- 15 млнрублей в год будет сэкономленно благодаря отказу от 2 этажа в Самаре
- 24 млнрублей в год будет сэкономлено в Санкт-Петербурге
- 5офисов становятся удобным коворкинг-пространством для сотрудников
Детские комнаты
- 376 000порций кофе мы выпили общими усилиями.А так же 49 000 литров молока и 52 928 банок энергетиков
- 10 600билетов мы купили. Из них — 4 900 билетов на самолет, а 5 700 — билетов на поезда
- 700мероприятий мы помогли организовать в наших офисах за прошедший год
- 26 тоннснеков подкрепили силы сотрудников. Съедено 4 465 кг яблок, 4 тонны бананов, 10 тонн овощей и 12,5 тонн конфет!
- 4 750УКЭП помогли верифицировать наши секретари на ресепшн
- 44 000посылок (8 000) и документов (36 000) мы помогли отправить за год
Открытие юридического лица в Армении
изменения геополитические изменения
Шаг 1. Локация
20.10.2021
Выбор локации (дружественная страна, нет языкового барьера, похожий менталитет)
Шаг 2. Юр. лицо
12.12.2021
Разработка механизма трансляции данных и дельт.
Управленческие аналитики.
Аналитические отчеты
Шаг 3. Поиск консультантов
31.03.2022
Для ведения операционных процессов и постоянного сопровождения по налоговым и бухгалтерским вопросам
17.04.2022
Нашли банк, готовый открыть расчетный счет и банковские карты сотрудникам, для компании, которая связана с Россией
Шаг 5. Переходы
17.04.2022
- 555человек сейчас работает в КЕХ Армения
- 1 390кадровых событий провели в 1С
- 7документов с описанием процессов на 40+ листов
- 45коммуникаций опубликовали в Маттермост
- >4 000вопросов получили ответ
Роль Димы Павлова в КЕХ Армения
(Новогодняя вечеринка, 14 февраля, Масленица, Авитоминоз)
Команда
Ценность
- Перевести в безбумажный формат максимум документооборота бэк-офиса.
- Бухгалтерские, кадровые документы доступны в цифровом формате: быстро, удобно, дёшево, экологично.
- >60человеко-месяцев экономии
- 90тысяч документов
- 220тысяч подписей
Бухгалтерские документы
- Теперь мы не печатаем документы, а оперативно отвечаем вам на все ваши вопросы
- Перевели в ЭДО 48 видов документов из 74, это 65%
- Перевели все процессы в один сервис — 1С:ДО (ушли от почты, JIRA, In.Avito, 1С УХ)
- Получили 139 832 подписей ПЭП
- Экономия времени 1 060 часов в месяц
- Автоматизировали взаимосвязанные процессы, такие как: процесс по подаркам через авансовые отчеты и централизованные закупки
Кадровые документы
- Перевели в УКЭП 91 видов документов
- Подключили по УКЭП 3 803 сотрудников
- Подписали по УКЭП 15 801 документов
- Пересмотрели все наши процессы и доработали их
- Трудовые договоры
- Дополнительное соглашение к трудовому договору
- Все заявления
- Реестры ознакомления
- Все виды приказов
- Согласия на обработку персональных данных
- Все виды уведомлений
- Документы по охране труда
- Ознакомление с ЛНА
- Отпуска
- Обходные листы
Что такое СЭД?
Почему решили заменить систему?
с каждым годом, а производительность снижалась
Таймлайн проекта
Нефинансовых и Финансовых договоров
Запрос на подготовку проектов
договорных документов
Опытно-промышленная эксплуатация
Почему выбрали 1С ДОКУМЕНТООБОРОТ?
Достижения
1
Скорость внедрения нового функционала выросла на 627%2
Экономия трудозатрат составляет более 3000 часов ежегодно
3
Внедрение 1С повысило удовлетворенность пользователей на 35%
бухгалтерия
Ксения Гришина
отдел развития бизнес-процессов
практика корпоративного и трудового права
Регламент по ТМЦ и склад ответственного хранения
- приобретения с поставкой в офис и на склад ответственного хранения,
- хранения в офисе и на складе ответственного хранения,
- перемещения между офисами, городами, ОП, МОЛами, офисами и складом отв. хранения
- выбытия/списания ИТ оборудования
- утилизации и продажи между юр. лицами группы
Автоматизация
Для учета оборудования, находящегося на ответственном хранении на складе, необходимо было внести изменения в методологию учета и учетные данные — внедрить учет по складам.
обеспечить автоматическое заполнение информации по складу во всех операционных документах
Материальная ответственность и исполнение договоров
- составлено и разработано положение по материальной ответственности сотрудников, работающих с ИТ-оборудованием
- разработан договор индивидуальной материальной ответственности с сотрудниками, работающими с ИТ- оборудованием
- утвержден список МОЛ по оборудованию ИТ, с которыми будет заключен договор индивидуальной МО
- внесены изменения в должные инструкции сотрудников, которым вверено ИТ оборудование
- согласован подход и определены ответственные за исполнение обязательств по ключевым договорам по ИТ оборудованию
- описан и согласован со всеми порядок контроля соблюдения договоренностей на ежеквартальной основе
практика разрешения споров
практика разрешения споров
Юлия Шульпина
Систематизация обращений в едином пространстве
Пользователи пишут нам письма
- Почтой России
- На корпоративные электронные ящики
- Лично приносят в наши офисы
Куда обращаются пользователи
- Служба поддержки Авито
- Государственные органы (РПН, РКН, Росздравнадзор и т.д.)
- Суды
Куда обращаются сотрудники Авито
- Slack
- SMM
- PR
- Legal Support
- Создание архива обращений пользователей, отвечающего следующим критериям
- Полнота информации
- Простота навигации
- Легкий поиск по архиву
- Возможность проследить историю вопроса
- Возможность зафиксировать финальный ответ на обращение
- Создание быстрой возможности по передаче задач в работу другому сотрудникуповышение взаимозаменяемости
Построение статистики по выполненным задачам
- Отказ от бумажного документооборота там, где возможно
Автоматизация работы при помощи Jira
Как Jira помогла решить поставленные задачи?
Оптимизация работы с возвратами денежных средств пользователям Авито
- Осуществили переход на электронные заявки на возврат денег
- Сократили объем данных, который необходим для принятия решения о выплате
- Внедрили дополнительные основания для возврата денежных средств пользователю без удаления профиля
Ксения Гришина
бухгалтерия
отдел компенсаций, льгот и кадрового администрирования
отдел компенсаций, льгот и кадрового администрирования
Автоматизация: что было сделано
Светлана Травникова
Цитаты из результатов опроса
2. Достаточно долго приходится согласовывать принятие рисков»
«Но процесс сейчас полностью не отстроен, из-за этого очень неудобно и юристам, и продукту»
Решения
Обновление дизайна процесса
Jira для совместной работы
над продуктовыми запусками
Выстраивание работы с договорами
соответственно циклу продуктового
запуска, в т.ч. в системах
Упрощение подходов
для экспериментов
Обновление процессов
онбординга менеджеров
Составление карты рисков
Итоги
- Менеджеру не надо искать согласующих — подключаются автоматически
- Все необходимые участники подключаются к проекту одновременно
- Менеджер заполняет поля тикета = дает необходимые вводные
- Фиксируем подходы и решения
База 1C витрина ЗУП
*вид под правами налогового инспектора
Этапы разработки 1С витрины
Подрядчик
Раздолье
Группа
BPA
Группа
Salary
Этапы по выгрузке данных из 1С ЗУП в 1С витрину ЗУП
Сдача Налоговой отчетности
Ровно через 30 дней мы обязаны обеспечить в Витрине все отчеты, расшифровки и подтверждающие документы
Группа BPA
Группы HR и Salary (проверка документов)
Совместно с коллегами HR проверяем в среднем более 10 тысяч документов
Группа BPA
Выгрузка данных в 1С Витину
Группа Salary и BPA
Проверка корректности выгруженных данных
Проверка, что все расшифровки работают в 1С Витрине ЗУП
Группа Salary
Пишет письмо НИ, что данные выгружены.
Устанавливаем настройки для инспектора и вручную публикуем налоговые отчеты. После публикации данные становятся доступными для инспекторов, они могут работать с отчетами.
Взаимодействие с НИ по запросам
Особенности 1С витрины ЗУП
Уникальный механизм автоматического сравнения перенесенных данных в базе-источнике и в базе-приемнике
- Количественная проверка загруженных
- Проверка ссылочной целостности данных
- Сравнение регламентированных
- Контроль заполнения регламентированных отчетов
- Сравнение аналитических отчетов
Доработка по расшифровке всех строк и ячеек в регламентированных отчетах
- Расшифровка Сводным и Аналитическим отчетами
- Многоуровневое раскрытие информации для налогового инспектора
Планы на 2023 год
Давид Манушакян
Мария Бородина
Что такое M&A сделка?
В M&A сделках Авито в основном выступает в качестве покупателя, приобретая новые компании целиком или их доли/акции частично.
Какие потребности Авито помогают закрыть M&A проекты?
- Расширить долю Авито на рынке/Выйти на новые рынки
- Приобрести новые компетенции
- Покупка долей рынка/конкурентов
- Покупка готовых решений/технологий
- Покупка команд и др.
Основные типы M&A сделок в Авито
- Полное приобретение (100%) компании;
- Интеграция после покупки в структуру Авито;
- Установление операционного контроля;
- Поэтапное приобретение или миноритарных долей, или сразу контроля (более 50%), с возможностью последующего выкупа до 100% (опционы);
- Ставка на потенциал и дальнейший рост компании и ее сегмента рынка, технологий;
- Удержание ключевых лиц для продолжения работы в компании на определенный срок;
Основные этапы M&A сделки в Авито*
*когда Авито — покупатель
к Авито и расчеты
Примеры сделок + сложности/интересные детали
(проект Chrome)
Текущие результаты
Итого, за 2023 финансовый год Авито закрыты 3 M&A сделки, из них 1 — покупка компании целиком, 2 — покупка контрольного участия
Над сделками работали: команды M&A, Legal, Finance, команды вертикалей Авто, Работа, Недвижимость + внешние консультанты
На текущий момент все 3 сделки находятся на этапе интеграции процессов в Авито
Основные требования для применения IT–льготы
Вехи
Требования для включения в реестр
Исключительное право на ПО принадлежит российскому правообладателю
ПО правомерно введено в гражданский оборот и свободно реализуется на всей территории РФ
Выплаты, иностранным лицам, связанные с разработкой ПО, составляют менее 30% от выручки от ПО
ПО не имеет принудительного обновления из-за рубежа
Гарантийное обслуживание, поддержка и модернизация ПО осуществляются российскими лицами без преобладающего иностр. участия/ гражданами РФ
Интерфейс ПО предоставлен на русском языке
Эффект от смены собственника
Подготовка к постановке в реестр
В крайне сжатые сроки:
Требование: 70% IT–выручки
Внесение по компаний в реестр
Внесение изменений в ст. 284 НК РФ
IT выручка
Налоговые преимущества
0%vs20%
налог на прибыль
7,6%vs30%
страховые взносы
6,7 млрд рублей
oбщая сумма экономии за календарный 2023 год
Спасибо командам
Зачем?
Масштабы и сложность процессов Авито
Политика западных вендоров после февраля 2022 года
Цели
Команда
Архитектура
Целевая картина
Каков был путь?
Проект идет с мая’22 и находится на финальной стадии!
В скоуп входили: 9 инстансов 1С, IBM PA, InAvito, размещенные на 14 серверах.
Вызовы
- 1
Деградация производительности
- 2
Криптография (ЭДО)
- 3
Прозрачная авторизация (SSO)
- 4
Работа платформы в кластере
- 5
Обработка больших значений в PostgreSQL и др.
Итоги команды
- В наших новых компаниях нет процессов и контролей за компенсациями пользователям, выдачей скидок, корректностью данных в биллинге
- В наших новых компаниях нет процессов и контролей за компенсациями пользователям, выдачей скидок, корректностью данных в биллинге
- Можно отменить заказ перед отправкой, но СД примет товар. В результате покупатель получит и деньги, и товар, а продавец НИ-ЧЕ-ГО
- В доставке любой пользователь админки Авито мог поменять статус заказа и получить себе деньги без продажи
- Нет процессов и регламентов работы с ДЗ
- В CPx недополучаем 163 млн руб. Из-за неэффективного дизайна бизнес-логики процесса. По факту мы оказывали услуги, но не признавали выручку
- полностью перевели всю отчетность в новый формат и внедрили систему для ее подготовки в соответствии с новым приказом ФНС
- весь год автоматизировали (и еще продолжаем) подсчет статистики отработки контролей. Сейчас статистика по 48% КП считается автоматически. Это существенно экономит нам время на подготовку отчетности для ФНС
- 0 недостатков от ФНС по СВК
- С помощью онлайн-алертов в админке отловили и исправили ошибки с начислением бонусов на кошельки клиентам на 385 млн руб.
- Развивали процесс расследования внутреннего мошенничества
- Расследовали 4 случая, по 3-ем из них подтвердили фрод
Fast Close — фактическая управленческая отчетность, которая формируется на 4 рабочий день месяца, следующего за отчетным
Цели проекта
Этапы проекта
Старт 01.09.2021
Обследование
20.10.2021
20.10.2021
Интервью с участниками рабочей группы, согласование требований, объемов работ и сроков реализации по спринтам
Самый важный спринт
12.12.2021
12.12.2021
Разработка механизма трансляции данных и дельт.
Управленческие аналитики.
Аналитические отчеты
Последующие спринты
31.03.2022
31.03.2022
Настройка регламентных операций.
Корректировки МСФО.
Блок ВНА и прочие активы.
Выгрузка в IBM PA
Финализация
17.04.2022
17.04.2022
Перенос в ПРОД.
Ввод начальных остатков на 28.02.2022.
Закрытие марта в новом модуле (дублирующее для финальной проверки)
Результаты проекта
Задачи на развитие
- 1
Даш–борд закрытия
- 2
Более детализированный расчет налога на прибыль в модуле Fast Close с выделением в отчетности всем видов разниц и НУ
- 3
Настройка регламентов по взаимоувязанным процессам Fast Close с запуском в ночное время по расписанию
- 4
Выручка — оптимизация загрузки, отражение проводок по программе лояльности
- 5
Дальнейшая детализация управленки в случае требований со стороны бизнеса (н–р, категорийный P&L)
Благодарность
Цели проекта
Создание пространства для Руководителя, HRBP, С&B, Recruitment по работе со ставками:
- заведение
- согласование
корректировка
- Отказ от бумажного документооборота там, где возможно
oпередача в подбор
- оффер
передача FIN для расчета staff costs
oаналитика по бюджету
Задачи проекта
Создание пространства для Руководителя, HRBP, С&B, Recruitment по работе со ставками:
Команда
Екатерина Вялкина (Internal Projects)
Команды Avito People и Avito People Platform
Ольга Дугина (BPA)
Роберт Бадретдинов (BPA)
Саша Мосалев (FIN)
Что было реализовано:
Сложности проекта
Перспективы проекта
В данный момент проект приостановлен для проработки процесса бюджетирования в компании и для того, чтобы команда Авито People смогла устранить технические ошибки
У данного проекта большой потенциал, так как мы можем создать единое места работы со ставками: заявка в бюджет, подбор, оффер, перевод, exit interview как для руководителя, так и для HR
Итоги проекта: клиенты
Ключевые результаты
- Отправили 1 225 969 документов в ЭДО, вместо бумаги, сэкономив 91 947 675 руб., при стоимости проекта 21 000 000 руб.
- Перевели большую часть клиентов на СКБ Контур, снизили стоимость отправки 1 документа в 3 раза. Сэкономили 2 066 326 руб.
Ежемесячно экономим на выставлении документов 500 000 руб.
Итоги проекта: поставщики
Ключевые результаты
- Сокращаем риски двойного налогообложения;
- Снижаем проблемы при прохождении аудиторских проверок и заключений надзорных органов.
Какие были ВЫЗОВЫ
6909 тикетов в поддержку по клиентам
1085 тредов с вопросами от команды DocFlow в чате поддержки. Нам потребовалось 3692 сообщения, чтобы закрыть все вопросы
3 ведра слёз DocFlow.
4000 задач обработанных через гугл-таблицу
Автоматизировать процесс работы с приглашениями от клиентов и поставщиков
Усовершенствовать маршрутизации входящих документов
Повысить быстродействие системы под объемы документооборота Авито
Добавить новые возможности взаимодействия с ЭДО в личном кабинете клиента
Автоматизировать процесс архивирования электронных документов
Внедрить распознавание документов
Реализовать фантазии законодателей на тему 63-ФЗ, например, внедрить машиночитаемые доверенности
Усовершенствовать flow процессов